System EECS składa się z trzech głównych elementów, jak pokazano na rys. 1. Głównym zadaniem systemu Student Connectivity Module (SCM) jest wspomaganie obsługi procesu wymiany studentów między uczelniami w ramach programu Erasmus LLP. System ten może współdziałać z istniejącym na danej uczelni akademickim systemem informatycznym (Academic Information System, AIS) lub inną bazą danych zawierającą informacje niezbędne do realizacji wymiany studenckiej zgodnie z zasadami programu Erasmus i/lub innych podobnych programów. SCM może też funkcjonować jako system autonomiczny. Jest on połączony z uniwersyteckim systemem Card Application Management System (CAMS) za pośrednictwem modułu Client Application Interface (CAI). Uwierzytelnianie i autoryzacja użytkowników systemu SCM (studentów, pracowników uczelni) odbywa się z wykorzystaniem karty elektronicznej. SCM otrzymuje niezbędne dane z uczelnianej bazy danych (a nie bezpośrednio z karty elektronicznej). Moduł SCM może się komunikować z modułami SCM innych uczelni (Higher Educational Institutions, HEI). Zależność pomiędzy SCM, CAI, CAMS, tworzącymi wspólnie system European Educational Connectivity Solution (EECS) oraz innymi elementami informatycznej infrastruktury uczelni ilustruje rys. 1.

System przeznaczony jest do użytku zarówno przez pracowników uczelni (pracowników biur współpracy z zagranicą, wydziałowych koordynatorów wymiany studenckiej) jak i przez studentów. System umożliwia także bezpieczne przesyłanie danych pomiędzy uczelniami partnerskimi.

Implementacja modułu SCM w uczelniach partnerskich umożliwia wzajemną komunikację systemów oraz bezpieczną wymianę danych o studentach biorących udział w wymianie.

Obsługiwane przez SCM procedury związane z wymianą studencką obejmują:

• autoryzację i uwierzytelnianie użytkowników, zarówno pracowników uczelni jak i studentów, z wykorzystaniem kart elektronicznych bądź haseł;
• zarządzanie umowami bilateralnymi zawartymi pomiędzy uczelnią macierzystą a uczelniami partnerskimi;
• wypełnianie przez studentów podań o wyjazd na etapie wstępnej kwalifikacji;
• kwalifikację studentów na wyjazdy w ramach poszczególnych umów bilateralnych;
• wypełnianie przez studentów podań o przyznanie grantu w ramach programu Erasmus LLP oraz innych dokumentów wymaganych przez procedurę;
• przyznawanie grantów w ramach programu Erasmus LLP;
• bezpieczną wymianę dokumentów pomiędzy uczelniami partnerskimi (m.in. programu studiów, podań o przedłużenie okresu studiów w uczelni partnerskiej, protokołu zaliczeń);
• uznawanie osiągnięć studenta z okresu studiów w uczelni partnerskiej;
• generowanie protokołów oraz elektronicznych wersji dokumentów.

Rys. 2 Procedury systemu SCM realizowane przez studenta w uczelnie macierzystej (a) oraz w uczelni zagranicznej (b)